Secrétaire Comptable H/F - GUEGAN

Vous assurez la gestion administrative et comptable de l'entreprise GUEGAN, sous l'autorité de la Direction.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative et commerciale :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique ;
• Gérer le courrier et la boîte mail ;
• Rédiger des courriers et notes de service ;
• Établir et saisir les commandes fournisseurs ;
• Saisir les commandes clients et établir les factures ;
• Assurer la gestion administrative de la sous-traitance ;
• Gérer les appels d'offres publics et privés : assurer une veille, ouvrir les dossiers, enregistrer les devis, relancer les interlocuteurs et assurer le suivi administratif ;
• Gérer les PV de réception et de levée de réserves ;
• Gérer les cautions et les retenues de garantie ;
• Suivre les paiements des clients et assurer les relances ;
• Réaliser les déclarations d'assurance et assurer le suivi des litiges ;
• Passer les commandes de fournitures administratives ;
• Réserver les restaurants, hôtels et titres de transport (train) en cas de déplacement ;
• Gérer les notes de frais ;
• Suivre la maintenance des engins et les contrôles techniques de la flotte automobile ;
• Gérer l'archivage sur le réseau informatique.

Assistanat comptable :

• Contrôler, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs ;
• Assurer le suivi des échéances fournisseurs et clients ;
• Effectuer le rapprochement des factures avec les bons de commande et de livraison ;
• Participer au suivi des règlements et au rapprochement bancaire ;
• Préparer et transmettre les éléments nécessaires au suivi comptable ;
• Assurer la saisie et le suivi des opérations courantes sur le logiciel comptable Pennylane ;
• Être l'interlocuteur privilégié du cabinet comptable pour la transmission et le suivi des pièces comptables.
  

Gestion des ressources humaines :

• Saisir les pointages des salariés, établir et diffuser les variables de paie ;
• Assurer le suivi des formations obligatoires, participer à la mise en oeuvre du plan de développement des compétences, constituer les dossiers de prise en charge auprès de l'OPCO et réaliser les autorisations de conduite ;
• Gérer le suivi des intérimaires et la relation avec les agences d'intérim ;
• Suivre et organiser les visites médicales des salariés ;
• Réaliser les déclarations d'accidents du travail et mettre à jour le document unique d'évaluation des risques professionnels.

• De formation Bac +2 minimum dans le domaine de la gestion, de la comptabilité ou de l'assistanat (type BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité et Gestion, BTS Support à l'action managériale, BUT GEA).
• Vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste polyvalent en gestion administrative et comptable ;
• Vous avez des connaissances en comptabilité générale et en gestion des factures ;
• La connaissance du logiciel Pennylane serait appréciée ;
• Vous êtes organisé, rigoureux et doté d'un bon sens du service ;
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d'une aisance relationnelle ;
• Vous maîtrisez les outils bureautiques.

• Sens du relationnel
• Notes de frais
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'appel d'offres
• Rapprochement bancaire
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Permanence téléphonique
• Paie
• Gestion administrative